Voici 5 conseils pour personnaliser vos actions de communication dans le cadre d’un recouvrement de loyers impayés.
1. Comprendre les profils des locataires en impayé
Tous les locataires en situation d’impayé ne réagissent pas de la même manière aux relances. On distingue généralement plusieurs profils :
- Les débiteurs ponctuels qui ont oublié ou rencontré une difficulté temporaire.
- Les débiteurs chroniques qui cumulent des retards réguliers.
- Les locataires en grande précarité pour qui l’impayé reflète une situation sociale complexe.
Adapter le ton et le canal de communication selon le profil est essentiel pour maximiser l’impact des relances.
2. Choisir le bon canal de communication
Selon la typologie du locataire, certains moyens de communication seront plus efficaces que d’autres :
- SMS et e-mails pour des rappels rapides et peu intrusifs.
- Appels téléphoniques pour un échange direct et plus humain.
- Courriers formels pour officialiser une mise en demeure si nécessaire.
- Visites sur site pour les cas les plus complexes.
Les habitudes varient aussi selon les profils : il est fort probable qu’un jeune adulte soit plus réactif à un SMS, tandis qu’un senior préférera recevoir un courrier.
3. Adapter le contenu du message
Une relance trop agressive peut braquer un locataire et réduire les chances de recouvrement dans de bonnes conditions. À l’inverse, un message trop vague risque de ne pas être pris au sérieux. Il est donc important de trouver le bon équilibre entre fermeté, clarté et bienveillance pour favoriser le dialogue :
- Être factuel et clair sur la somme due et l’échéance.
- Adopter un ton courtois mais ferme.
- Proposer une solution ou un accompagnement en cas de besoin.
4. Automatiser sans déshumaniser
L’usage d’outils numériques permet d’envoyer des relances automatisées, tout en adaptant le message en fonction du profil du locataire.
Les solutions basées sur l’intelligence artificielle peuvent optimiser l’envoi des relances en analysant le comportement des locataires (réactivité aux messages, historique des paiements, etc.). Ces outils offrent un gain de temps considérable tout en laissant place à un contact humain lorsque nécessaire.
5. Renforcer la relation bailleur-locataire
Un locataire en difficulté financière peut ressentir de l’anxiété face aux relances. En personnalisant la communication, le bailleur peut instaurer une relation de confiance et encourager une résolution rapide du problème. Un accompagnement bienveillant et ciblé augmente significativement les chances d’un règlement amiable.
La solution RILOC : un atout pour un recouvrement personnalisé
Pour répondre aux enjeux évoqués, la solution RILOC propose une gestion optimisée des impayés grâce à :
- Une personnalisation avancée des relances en adaptant les messages et les canaux de communication selon le profil du locataire.
- Une automatisation intelligente qui permet d’envoyer des relances ciblées tout en laissant la possibilité d’une intervention humaine si nécessaire.
- Un suivi centralisé avec un accès aux dossiers complets des locataires et un historique des interactions pour mieux piloter les actions.
- Une interface intuitive accessible sur mobile et tablette, facilitant le travail des équipes sur le terrain.
Besoin d’accompagnement pour optimiser votre recouvrement des loyers impayés ? Contactez-nous pour découvrir des solutions adaptées à vos enjeux ou inscrivez-vous à une démo RILOC.
Le 01/04/25
